Ketika akan melaksanakan komunikasi melalui email yang sifatnya resmi, maka perlu cara menulis email formal.Tujuannya tentu biar komunikasi sanggup berlangsung secara efektif dan nampak profesional.
Banyak orang yang tidak sadar, jikalau email yang buruk penulisannya akan berdampak buruk juga pada imej penulisnya. Khususnya ketika menciptakan email yang sifatnya resmi dan memakai gaya goresan pena chatting yang ditambahi banyak emoticon.
Perlu diketahui, bahwa email formal yang ditulis dengan asal-asalan akan menciptakan si akseptor enggan membaca isi email hingga tuntas dan kemungkinan besar email tidak akan dibalas.
Terkadang, pada ketika menulis email formal, kebanyakan dari kita juga terjebak dengan gaya penulisan yang panjang dan bertele-tele. Banyak alasan yang mendasarinya, salah satunya lantaran merasa tertekan atau takut dipandang tidak sopan, jadi memanjang-manjangkan kalimat dengan kata-kata yang tak perlu. Dan hal ini dialami oleh banyak orang.
Pada kenyataannya, menulis dengan memakai kata-kata yang terlalu baik juga akan menimbulkan isi email tidak efektif. Semakin banyak kata yang digunakan, maka semakin malas pula orang membacanya. Apalagi jikalau isi email berbelit-belit, hingga poin dari isi email tidak tersampaikan.
Menurut penellitian Sendmail.com, ditemukan sekitar 64% dari orang yang mengirim dan mendapatkan email mengalami salah paham dan kebingungan yang tidak disengaja. Hal ini disebabkan lantaran banyaknya jumlah email yang dikirim dan diterima.
Maka dari itu ,menulis email formal secara efektif penting dilakukan untuk menghindari miss komunikasi, biar proses pembuatan dan membaca email tidak memerlukan waktu yang lama.
Lalu bagaimana cara menulis email formal yang baik?
Poin Penting
1. Ketahui Alamat Email Tujuan.
2. Tulis Subject Email dengan Benar.
4. Menulis Isi Email dengan Efektif.
4.1. Hilangkan Kata-kata filler.
1. Jangan gunakan bahasa Inggris jikalau tidak menguasai bahasa Inggris Formal.
2. Satu paragraf = satu point pesan.
4. Hindari Penggunaan Emoticons.
5.Perhatikan penempatan abjad kapital dan tanda baca.
6. Jangan eksklusif kirim, koreksi lagi.
Cara Menulis Email Formal
Untuk menulis email yang benar, pastikan Anda sudah mempunyai akun pada penyedia email ibarat Gmail, Yahoo, ataupun Outlook. Namun pada artikel ini kita akan memakai Gmail sebagai contoh.
Jangan khawatir, meski setiap penyedia email mempunyai tampilan yang berbeda, namun dalam segi fitur hampir semua mempunyai fungsi yang sama. Seperti pada Gmail untuk memulai menulis email Anda sanggup klik tombol Compose / Tulis.
1. Ketahui Alamat Email Tujuan.
Jika Anda akan mengirim sebuah email. maka yang harus Anda ketahui yaitu alamat email tujuan, yaitu email yang akan mendapatkan email yang Anda kirim. Tanpa mengetahui alamat email tujuan, Anda tidak sanggup mengirim email kepada orang lain.
Pada kolom To / Kepada isi dengan alamat email tujuan. Pada kepingan kanan kolom terdapat pilihan CC (melakukan tembusan ke email lain biar diketahui si akseptor email utama) dan BCC (tmelakukan tembusan ke email lain, biar tidak diketahui si akseptor utama). Jika tidak akan melaksanakan tembusan email, maka kepingan CC dan BCC sanggup dilewati.
Pastikan alamat email tujuan ditulis dengan lengkap dan tidak salah.
2. Tulis Subject Email dengan Benar.
Setelah mengisi alamat email tujuan, langkah selanjutnya yaitu menulis Subject / Judul email. Tugas Anda yaitu menciptakan judul email yang sesuai dengan tujuan dari pengiriman email.
Dalam menciptakan judul email harus jelas. Judul harus mewakili tujuan dari isi email yang dibuat. Judul juga harus dibentuk singkat dan padat. Tidak terlalu panjang. Pastikan subyek dibentuk pendek namun representatif.
3. Tulis Salam Pembuka.
Menulis salam pembuka merupakan salah satu akhlak ketika dalam mengirim email, tujuannya biar terkesan lebih sopan. Untuk salam pembuka bentuknya tidak baku, sanggup diadaptasi dengan kapasitas si penerima.
Berikut beberapa teladan salam pembuka formal yang umum digunakan.
Yth. Sdr. Jujun Junaedi
Jalan Gelatik Dalam X/151 A
Bandung 40133
—
Yth. Dr. Sudirman
Jalan Daksinapati 1000
Jakarta 13220
—
Yth. Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia
Jalan Jenderal Sudirman
Jakarta
Berbeda jikalau Anda mempunyai korelasi yang cukup akrab dengan si penerima, Anda sanggup menciptakan salam pembuka yang lebih santai, ibarat “Dear Mba Susan” atau sanggup juga “Selamat Pagi/Siang/Sore”.
4. Menulis Isi Email dengan Efektif.
Setelah menambahkan salam pembuka, pada baris selanjutnya diisi dengan isi email, berisikan tujuan email buat. Dalam menulis isi email, pastikan Anda memakai kalimat yang efektif dan tidak bertele-tele.
Dalam menulis isi email sebaiknya memperhatikan beberapa hal berikut:
4.1. Hilangkan Kata-kata filler.
Saat menulis kepingan isi email, perhatikan seberapa banyak memakai frase “menurut saya”. Betul, frase ini memang menciptakan tulisannya nampak lebih sopan, namun sebetulnya tidak diperlukan.
Jika Anda menulis email atas nama pribadi (bukan email siaran pers), maka semua yang Anda tulis merupakan buah pikiran Anda sendiri, jadi tidak perlu menambahkan kata “menurut saya”.
Ada banyak kata-kata “Filler” ibarat ini yang sering kita gunakan. Seperti “benar-benar”, “bahwasanya”, “luar biasa”, “melalui email ini” dan masih banyak lagi, yang sekilas nampak ibarat santun namun sebenarnya membosankan. Jangkan dalam sebuah email, mendengar eksklusif kata-kata ibarat ini secara eksklusif menciptakan bosan.
Ada tips yang sanggup Anda praktikan biar sanggup mengidentifikasi filer, yaitu dengan memperhatikan dimana saja Anda meletakan tanda koma. Karena tanda koma sering kali muncul sesudah filler. Intinya jikalau menjumpai kata-kata tidak perlu, jangan ragu untuk menghapusnya.
4.2. Gunakan bullet point.
Menulis kalimat yang lengkap dan padat konteks memang bai, namun ada kalanya hal itu tidak perlu dilakukan dalam menulis email. Karena yang terpenting yaitu sanggup memberikan maksud secara ringkas dan cepat. Bisa jadi si akseptor harus membaca banyak email setiap harinya, jadi ia tidak punya waktu untuk hal yang bertele-tele.
Dengan memakai bullet point sanggup membantu Anda menjelaskan tujuan email dengan singkat dan jelas. Namun bukan berarti Anda mengganti semua kepingan email dengan bullet point. Gunakan bullet point dengan jumlah yang tepat, dengan begitu Anda sanggup meringkas goresan pena dan sanggup terlihat lebih tapi tanpa mengurangi informasi.
4.3. Tambahkan Referensi.
Bisa jadi beberapa warta yang ingin Anda sampaikan dalam email sudah ada di daerah lain. Jika iya, Anda tidak perlu menulis ulang semua warta tersebut. Khususnya jikalau untuk warta yang cukup panjang. Dengan mencoba merangkumnya dalam email sanggup menciptakan bias warta yang ingin disampaikan.
Anda sanggup mencantumkan rujukan pada si penerima, sanggup dalam bentuk attachment, tautan menuju website tertentu, atau dalam bentuk lain. Jika diperlukan, rujukan berupa fila juga sanggup dengan gampang ditambahkan dalam email.
4.4. Menulis Tanpa Basa-basi.
Beberapa orang merasa bahwa memulai isi email formal dengan pembicaraan ringan merupakan kepingan dari sopan santun yang dihentikan terlewatkan. Namun kebanyakan dialog ringan ini sering terabaikan, lantaran memang bukan kepingan penting.
Anda boleh menambahkan kalimat sapaan secukupnya, ibarat “Semoga hari Anda menyenangkan”. Tidak perlu terlalu panjang dan lebih detail dari itu.
5. Menulis Penutup.
Setelah selesai menciptakan kepingan isi, selanjutnya Anda sanggup menuliskan epilog email yang dibuat, sanggup ibarat “Hormat Saya”, “Regards”, “Terima kasih,” atau sanggup diadaptasi dengan keperluan.
Tips Menulis Email Formal
Setelah membaca tahapan menulis email formal, sekarang yang kita bahas yaitu beberapa tips menulis email, biar kelihatan lebih profesional.
1. Jangan gunakan bahasa Inggris jikalau tidak menguasai bahasa Inggris Formal.
Sekilas memang terlihat keren menulis email memakai Bahasa Inggris, namun hal ini sanggup menciptakan reputasi Anda jelek. Kenapa? Karena jikalau bahasa Inggris Anda tidak mempuni dan tetap memaksa menulis memakai bahasa Inggris, akan terkesan Anda serampangan. Dan parahnya si akseptor sanggup mengganggap Anda tidak profesional.
2. Satu paragraf = satu point pesan.
Email bukan chat atau cerpen, penulisannya harus singkat, padat, dan jelas. Kaprikornus jikalau harus menulis sedikit panjang dalam bentuk paragraf, pastikan dipisah dalam beberapa paragraf efektif, dan pastikan setiap paragraf menjelaskan satu poin saja.
3. Gunakan Bahasa baku.
Seperti yang dijelaskan pada pembahasa sebelumnya. Dalam menulis email formal, sebaiknya memakai Bahasa Indonesia yang formal juga. Hindari penggunaan bahasa gaul, bahasa singkat-singkatan atau bahasa alay.
4. Hindari Penggunaan Emoticons.
Sekilas penggunaan emotiocon ketawa atau senyum memang sering dipakai dalam percakapan pesan. Tapi dihentikan dilakukan pada email formal yang akan dikirim ke osen, klien, apalagi bos. Karena sanggup menunjukkan kesan bahwa Anda tidak profesional dan kekanank-kanakan.
5.Perhatikan penempatan abjad kapital dan tanda baca.
Jika memang diharapkan memakai tanda seru dan tanda tanya, pastikan hanya menambahkan satu pada selesai kalimat. Jika memakai kedua tanda baca tersebut lebih dari satu kali itu terkesan tidak sopan.
Menulis semua kepingan email dengan abjad kapital akan menciptakan kesan Anda bergairah dan emosional. Kaprikornus hindari penggunaan abjad kapital berlebih.
6. Jangan eksklusif kirim, koreksi lagi.
Sebelum email dikirim, sempatkan untuk melaksanakan pengecekan dan mengedit kembali jikalau terdapat kesalahan. Karena begitu email terkirim, maka tidak akan sanggup dikoreksi kembali.
Pada praktiknya, Anda sanggup menyesuaikan semua hal, dan setiap orang yang berbeda mempunyai cara komunikasi yang berbeda pula. Namun yang terpenting berusaha untuk menulis email dengan cara yang efektif dan efesien. Dengan terus belajar, kualitas goresan pena lambat laun akan semakin baik. Semoga bermanfaat.
Artikel ini merupakan rangkungan dari beberapa artikel id.techinasia.com, bukugue.com, idntimes.com.
Sumber aciknadzirah.blogspot.com